Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix zählt zu den bekannteren Zeitmanagement-Methoden und ist von dem Eisenhower-Zitat „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nie dringend.“ inspiriert.
Inhaltsverzeichnis
Anwendungsgebiet
Der Hintergrund, auf dem eine derartige Methode entsteht, ist der Dualismus von Arbeit und Freizeit bzw. Arbeit und Leben im Rahmen einer hierarchischen Struktur unter den Bedingungen von Konkurrenzdenken, Leistungsdenken und Fremdbestimmung. Die Matrix ist also für den Einsatz im Arbeitsalltag einer hierarchischen Organisation gedacht. Für Freizeit ist sie nicht geeignet und für eine ganzheitliche Lebensweise nur bedingt.
Aufbau der Matrix
Die Quadranten Q1 bis Q4 ergeben sich aus der zweidimensionalen Unterteilung in dringend bzw. nicht dringend einerseits und wichtig bzw. nicht wichtig andererseits.
Der Anlaß, aus dem heraus man für gewöhnlich geneigt ist oder gedrängt wird, eine Zeitmanagement-Methode anzuwenden ist offensichtlich eine empfundene oder tatsächliche Zeitknappheit. Die erste Schwachstelle dieser Methode ist also, daß die Beurteilung dessen, was dann als dringend oder wichtig bezeichnet wird, in Zeitnot entsteht und daher selten wohlüberlegt ist.
Definition von wichtig bzw. dringend
Die Wichtigkeit einer Angelegenheit ergibt sich in einem hierarchischen Kontext aus der Tatsache, daß eine höhere Hierarchieebene diese Angelegenheit zur Aufgabe erklärt. Die Dringlichkeit ergibt sich dann aus dem Verhältnis vom Erledigungsgrad zur Restzeit, die bis zur gesetzten Frist verbleibt. Auch wenn ein Unfall oder Feuer sicher ebenfalls Dringlichkeiten erzeugt, so sind solche Einflüsse nicht Teile dieser Methode, denn die Dringlichkeit zum Griff nach dem Feuerlöscher muß nicht erst aus einer Einordnung in die Matrix erkannt werden.
Q1
dringend & wichtig: Solche Aufgaben sollten wegen ihrer Dringlichkeit sofort erledigt werden und wegen ihrer Wichtigkeit selbst erledigt werden. So ist zumindest die allgemeine Ansicht. Sie setzt voraus, daß man auch selber die höchste Qualifikation zur Erledigung dieser Aufgabe hat. Das kann aber aus der Tatsache, daß die höhere Hierarchieebene diese Aufgabe gegeben hat, nicht unmittelbar abgeleitet werden.
Q2
wichtig, aber nicht dringend: Hier wird geraten, eine Planungstätigkeit auszuführen, im einfachsten Falle einen Termin anzulegen, an dem man gedenkt, diese Aufgabe zu erledigen. Es ist offensichtlich, daß auf diese Weise nicht dringende Aufgaben zu dringenden Aufgaben „heranreifen“. Andererseits können Planung und Vorbereitung die Qualität und Effizienz der Erledigung durchaus erhöhen.
Q3
nicht wichtig, aber dringend: Da man damit beschäftigt ist, Aufgaben aus dem Sektor Q1 zu erledigen, also „keine Zeit“ für die weniger wichtigen Aufgaben hat, wird empfohlen, diese zu delegieren. Das setzt natürlich voraus, daß man eine untere Hierarchieebene hat, an die man delegieren kann. Weiterhin setzt es voraus, daß auf dieser Ebene auch die nötige Kompetenz zur sachgerechten Erledigung vorhanden ist.
Q4
weder dringend noch wichtig: Solche Aufgaben soll man – nach allgemeiner Auffassung – „löschen“, in den Papierkorb werfen. Das sind offensichtlich Aufgaben, die nicht von oben verordnet worden sind, weshalb sie nicht wichtig sind. Üblicherweise wird hier auf Tätigkeiten verwiesen, die gar nicht Teil der Arbeitswelt sind, wie der Aufenthalt in sozialen Netzwerken oder gar Spiele am Rechner. Das ist aber Augenwischerei. Tatsächlich handelt es sich nicht um Aufgaben, sondern um Tätigkeiten, die man gerne tun würde, z. B. jemandem helfen. Z. B. rät ein Automechaniker einer Kundin, die wegen eines Reifenwechsels gekommen ist, einer alleinerziehenden Zugereisten, welche Fahrschule für ihren Sohn passen würde. Diese zu löschenden Aufgaben sind also oft Handlungen im Bereich der Menschlichkeit, die aber dem Arbeitgeber keinen unmittelbaren Profit erbringen. Andererseits scheint es naheliegend, daß man sich derartige Nettigkeiten nicht leisten kann, wenn man gerade unter Zeitdruck arbeitet.
Kritische Anmerkung
Die Methode kann ihren Nutzen haben. Der auf Selbstbestimmung achtende Mensch sollte sich fragen, für wen sie einen Nutzen hat. Wenn man gar kein Zeitmanagement hat, ist diese Methode eine Verbesserung der Situation und kann dazu dienen, effizienter zu arbeiten und Zeitnot zu vermindern. Das o. a. Eisenhower-Zitat ist keine sachlich richtige, wissenschaftlich überprüfte Tatsache. Es gibt keine feste Relation zwischen dringend und wichtig. Die Methode ist als Übergangsmaßnahme, um Ordnung in ein Chaos zu bringen, zu sehen, als etwas, das durchlaufen werden will, um hernach zu besseren, nachhaltigeren, ganzheitlicheren Verhaltensweisen zu gelangen.
